Taken verdelen in je bedrijf: waarom het vaak misgaat

Vaak zijn verantwoordelijkheden impliciet geregeld:
“Jan doet dat altijd”, “Die taak ligt bij werkvoorbereiding”, of “Dat pakt iemand van de productie wel op.” Maar zodra Jan op vakantie is, er iemand bijkomt of de werkdruk toeneemt, blijkt niemand te weten wie het nu echt moet doen. De taak is er wel, maar de eigenaar niet.

Kortom: geen taakverdeling, maar taakveronderstelling.

Functieomschrijvingen (als ze er al zijn) zijn vaak verouderd of te algemeen. Ze zijn opgesteld bij het ontstaan van de functie, maar niet meegegroeid met de realiteit. Ondertussen pakt de planner ook klachten op, de monteur regelt zijn eigen materiaal, en de voorman belt zelf met klanten. De formele en informele taakverdeling lopen door elkaar heen, met frustratie als gevolg.

Het werk wordt gedaan, maar niemand weet meer precies volgens welk systeem.

Taakverdeling is pas effectief als er ook iets gezegd wordt over mandaat:

• Wat mag iemand zelfstandig beslissen?
• Wanneer is afstemming nodig?
• Waar ligt de grens van iemands verantwoordelijkheid?

Zonder deze kaders ontstaat onzekerheid óf juist overmoed. Mensen nemen geen initiatief uit angst om over grenzen te gaan of nemen te veel hooi op hun vork en raken overbelast.

Samengevat:

Een taakverdeling gaat mis als:

• De taken niet benoemd of verdeeld zijn,
• De verdeling niet aansluit op hoe er écht gewerkt wordt,
• Niemand weet wat hij zelf mag beslissen.

Bij Métier maken we taakverdeling zichtbaar en bespreekbaar. Met onze tool Taak inZicht® brengen we in kaart wie welke taken op zich neemt, waar de overlap zit en waar gaten vallen. Niet op basis van functietitels, maar op basis van werkelijke uitvoering.

Vervolgens helpen we je om samen met je team duidelijke werkafspraken te maken. Lees alvast meer over ons team.