Management assistent (24 - 40 uur)

metaalsector – verbindende ‘spin in het web’ – Engelse taal

Vacature

In deze nieuwe, uitdagende en afwisselende rol bied je ondersteuning aan de directeur/eigenaar en de salesmanager. Je werkt intensief met hen samen. Beiden zijn zelf technisch onderlegd en dragen de eindverantwoordelijkheid om de opdrachten daadwerkelijk binnen te halen. Doel van jouw rol is om technisch en commercieel complete aanbiedingen/tenders op te stellen en te zorgen dat er, indien deze tot een order /contract leiden, een correcte overdracht plaatsvindt van hetgeen verkocht is aan de juiste afdelingen binnen Bauhuis. 

Bij binnenkomst van een aanvraag, registreer jij deze in het offerte systeem. Aan de hand van een reeds ontwikkelde checklist controleer je of alle benodigde informatie aanwezig is voor het opstellen van de offerte. Indien nodig neem je telefonisch of per mail contact met de klant op om meer informatie op te vragen. Je vraagt net zolang door totdat helder is welke machines er dienen te worden aangeboden. In geval er een complete plant of een afwijkende machine moet worden aangeboden zorg je dat de afdeling engineering wordt ingeschakeld om een lay-out tekening of principe tekening van de speciale machine op te stellen. Op basis van de lay-out stel  je in samenwerking met de directeur of sales manager een equipment lijst op met daarbij behorend een calculatie sheet. Tevens verzamel je de bij de equipment lijst behorende machineomschrijvingen die basis vormen voor het technische deel van de offerte. Waar nodig redigeer je de omschrijvingen in het Engels. Tenslotte stel je een tender/offerte op die naast de technische omschrijvingen ook commerciële condities omvat zoals betalingscondities, exacte leveromvang, levertermijnen, garantiebepalingen, etc.  

Wanneer de offerte leidt tot een bestelling/contract, zorg je dat alle gegevens (machinelijst,  budgetten, planning) correct verwerkt worden in het ERP systeem. Je zorgt voor een compleet overdrachtsdossier en plant en verzorgt de briefing met de projectmanager en de projectengineer tijdens een kick-off van het project.  

Onlangs is het gespecialiseerde offerte-pakket Quootz geïmplementeerd. Jij levert een belangrijke bijdrage aan het ‘vullen’ van dit programma. Je zorgt dat producten, prijzen en beschrijvingen compleet en juist geschreven ingevoerd worden, schrijft en redigeert standaard offerteteksten en zorgt voor een consistente opmaak. Deze gegevens blijf jij onderhouden. Je hebt hiervoor veel overleg met technische collega’s bij wie jij input vraagt en zaken checkt.  

Daarnaast ondersteun je de salesmanager en eigenaar/directeur met het opstellen van power point presentaties en bijhouden van offertelijsten. Ook houd je je op het gebied van marketing bezig met het onderhouden van de website (tekst en beeld), SEO/SEA en het organiseren van beursdeelname. 

Standplaats: Goor

Functie-eisen

Je hebt een gedegen opleidingsachtergrond, HBO werk- en denkniveau en werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol binnen een technische project gestuurde organisatie. Taalkundig ben je zeer sterk en jouw kennis van de Engelse taal is zowel mondeling als schriftelijk uitstekend. Je hebt een Oost Nederlandse mentaliteit. 

Persoonskenmerken
Je vindt het leuk om de schakel te zijn tussen sales en engineering. Enerzijds ben je organisatorisch sterk, anderzijds heb je ook een technische interesse waardoor je de juiste en complete informatie weet te krijgen. Je doet hierin geen aannames maar controleert zorgvuldig of informatie juist is. Je bent analytisch goed ontwikkeld en werkt gestructureerd. Communicatief ben je ook sterk en heb je de stijlflexibiliteit om op het ene moment met een klant af te stemmen en het andere moment gestructureerd over te dragen aan jouw collega’s of te overleggen met de salesmanager. Je werkt zeer nauwkeurig, bent in staat jouw tijd efficiënt te gebruiken en houdt overzicht over de verschillende offerte trajecten waar je aan werkt. Je bent klantgericht, geduldig, nieuwsgierig en secuur. Je kunt goed samenwerken, maar bent ook zelfstandig en zelfsturend. Je bent een teamspeler die graag samenwerkt met collega’s en een bijdrage wil leveren aan de groei en professionalisering van Bauhuis. 
 

Bedrijfsomschrijving

Onze opdrachtgever is Bauhuis in Goor. Het bedrijf is gespecialiseerd in het ontwerp en de levering van installaties voor het transporteren, stralen en inwendig/uitwendig coaten van stalen buizen. Deze buizen worden gebruikt voor de aanleg van pijpleidingen op land en in de zee voor het transport van olie en gas maar ook van water. De afgelopen 40 jaar heeft Bauhuis een indrukwekkend voetspoor achtergelaten met het leveren van kwalitatief hoogwaardige installaties over de hele wereld. Veel van ’s werelds grootste pijpleidingen die vandaag de dag worden gebruikt zijn succesvol gecoat met coating installaties geleverd door Bauhuis. Bauhuis is een professionele partij in een niche-markt. Bij Bauhuis zijn zo’n 60 medewerk(st)ers in vaste dienst, er is weinig persoonsverloop en de cultuur is het beste te omschrijven met de volgende kenmerken: no-nonsense, gemoedelijk en technisch gericht. Op www.bauhuis.com tref je meer informatie aan over onze opdrachtgever. 

Contactinformatie

Het volledige werving- en selectietraject wordt verzorgd door Métier.

Mocht je interesse hebben in deze functie en voldoen aan de gestelde eisen, reageer dan zo spoedig mogelijk via onze site www.metier.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Ingobert Veen.