Coördinator export en facilitair (28 - 40 uur)

internationale technische omgeving – HBO-niveau – structurerend

Vacature

Het betreft een zeer afwisselende functie met een divers takenpakket, waarin je intern specialist op het gebied van export bent en daarnaast alle facilitaire zaken binnen Ventilex coördineert. Je maakt deel uit van team Supply Chain, werkt nauw samen met de uitvoerende teams en rapporteert facilitaire zaken aan de managing director. 

Je richt procedures omtrent internationaal transport en export van de installaties zodanig in dat de zelfstandige teams binnen Ventilex de werkzaamheden op dit vlak zelf kunnen uitvoeren. Je weet de (digitale) weg te vinden bij betrokken instanties en transporteurs en hebt kennis van benodigde documenten, formulieren, visa en certificaten (CvO, EUR.1, etc.). Ventilex exporteert naar landen wereldwijd, bijvoorbeeld naar Rusland, Midden-Oosten en USA. Het betreft exportorders in verschillende grootte, van één collie tot wel vijftien zeecontainers. Je weet processen te vertalen naar slimme digitale formulieren, bruikbare flowcharts en werkomschrijvingen. Je fungeert als vraagbaak, waarbij je de processen in goede banen weet te leiden. Jij bent aanspreekpunt voor externe partijen die exportdocumenten regelen. Je uiteindelijke doel is processen zo in te richten dat de teams er adequaat en met minimale tijdsbesteding mee kunnen werken. 

Op het gebied van facilitaire inkoop ben jij verantwoordelijk, van energie- en schoonmaakcontracten tot productie- en kantoorbenodigdheden. Het betreft meestal langlopende contracten, maar als deze aflopen vraag je offertes op bij diverse partijen en maak je samen met de managing director een keuze. Gedurende de looptijd van een contract onderhoud je de contacten met de partijen en evalueer je regelmatig de dienstverlening. Bij storingen of problemen ben jij het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie en zorg je dat deze worden opgelost. Ook handel je administratieve zaken als bestellingen af. Bij nieuwe medewerkers zorg je dat alle facilitaire zaken zijn geregeld, zoals het bestellen van een telefoon, laptop en visitekaartjes maar ook de werkplekinrichting.

Voor alle bovengenoemde werkzaamheden ga je aan de slag met het inregelen van de werkprocessen, waarbij je werkomschrijvingen maakt, flowcharts opstelt en processen beschrijft en tegelijkertijd structureert en stroomlijnt. Hierdoor lukt het je meer structuur aan te brengen en de organisatie efficiënter te laten werken. Je bent continu alert op verbetering, doet hierin realiseerbare voorstellen en voert deze, indien mogelijk, zelf uit. 

Ventilex gelooft dat mensen die samenwerken het verschil maken. Continu verbeteren is onderdeel van je werk. Als MKB- bedrijf is het binnen Ventilex vanzelfsprekend dat je naast je reguliere taken ook af en toe andere werkzaamheden hebt.

Standplaats: Heerde

Functie-eisen

Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau en ervaring in een soortgelijke rol. Je hebt kennis van exportdocumenten en affiniteit met facilitair en/of inkoop. Jouw beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is uitstekend. 

Persoonskenmerken
Je bent iemand die zich thuis voelt in zowel een coördinerende als een leidende rol en je schakelt moeiteloos tussen deze twee rollen. Een gestructureerde manier van werken past bij jou en je bent het gewend te denken in processen en structuren. Je doet je werk op planmatige, doelgerichte en dienstverlenende wijze. Je staat stevig in je schoenen en weet op natuurlijke en samenwerkingsgerichte wijze zaken voor elkaar te krijgen, zowel intern als extern. Je beschikt over een gezonde dosis humor en raakt niet snel gestrest. Je kunt goed zelfstandig werken, hebt een hoog kwaliteitsbewustzijn en bent iemand die zaken proactief oppakt en verbetert waar mogelijk. 

Je staat achter de visie van Ventilex op het werken in zelfstandige teams en gaat graag de uitdaging aan om samen met je collega’s verder te bouwen aan de organisatie. 
 

Bedrijfsomschrijving

Onze opdrachtgever is Ventilex in Heerde. Het bedrijf is opgericht in 1965 en heeft een wereldwijde reputatie opgebouwd in de niche-markten van industriële drogers en luchtontvochtigers. In deze markten mag Ventilex zich mondiaal tot de top-5 rekenen. De belangrijkste klanten zijn te vinden in de voedingsmiddelen-, mineralen- en chemische procesindustrie.

Alle systemen worden geconfigureerd en geproduceerd op basis van klant specifieke eisen. De droogoplossing bepaalt Ventilex in haar eigen testing faciliteit (pilot fabriek). Bij Ventilex wordt gewerkt in zelfstandige teams, waarbij het team verantwoording neemt voor een deel van het proces. Kernwoorden hierbij zijn: samenwerken, continu verbeteren en streven naar first-time-right. De organisatie bestaat in totaal uit 80 fte.  
 

Contactinformatie

Het volledige werving- en selectietraject wordt verzorgd door Métier.

Mocht je interesse hebben in deze functie en voldoen aan de gestelde eisen, reageer dan zo spoedig mogelijk via onze site www.metier.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Deborah Marcus.